Lịch sự trong tiếng Anh công việc không phải là nói dài hay khách sáo, mà là làm mềm câu: đề xuất thay vì ra lệnh, phản biện có ghi nhận, nói 'không' kèm phương án.
A. Làm mềm câu (softening)
Mẫu câu
Ghi chú
Ví dụ
I'd suggest …
Thay cho 'You should…'
I'd suggest judging both of us on a small paid first phase.
We'd recommend …
Thay cho 'You must…'
We'd recommend starting with one category.
It might be worth …
Gợi ý nhẹ nhàng
It might be worth comparing the two scopes side by side.
Would you be open to …?
Đề xuất mà không ép
Would you be open to a two-step commitment?
Perhaps we could …
Đưa phương án mềm
Perhaps we could start with two hospitals.
Have you considered …?
Thay cho 'Why don't you…?' (nghe như trách)
Have you considered phasing the rollout?
B. Không đồng ý một cách lịch sự
Mẫu câu
Ghi chú
Ví dụ
I see it a bit differently.
Thay cho 'You're wrong.'
I see it a bit differently. The risk isn't in the quote.
I take your point, but …
Ghi nhận rồi phản biện
I take your point, but a fixed price on unknown scope adds risk.
That's one way to look at it. Another is …
Đưa góc nhìn thứ hai
That's one way to look at it. Another is total cost.
I'm not sure that's the best option, because …
Phản đối kèm lý do
I'm not sure that's the best option, because it moves risk to you.
I'd be careful about …
Cảnh báo nhẹ
I'd be careful about committing to a number before the pilot.
C. Nói 'không' mà không cần nói 'No'
Mẫu câu
Ghi chú
Ví dụ
That would be difficult for us, because …
Từ chối mềm có lý do
That would be difficult for us, because we can't insure unlimited liability.
I'm afraid we can't commit to that, but what we can do is …
Từ chối + phương án thay thế
I'm afraid we can't commit to 85 percent, but what we can do is…
Not as it stands, but …
Chưa được ở hiện tại, nhưng có điều kiện
Not as it stands, but if we phase the scope, yes.
I don't think that would serve you well.
Từ chối vì lợi ích của khách
I don't think that would serve you well; it would raise the price.
D. Hỏi và xin thông tin
Mẫu câu
Ghi chú
Ví dụ
Could you share …?
Xin dữ liệu
Could you share last month's traffic data?
Can I ask …?
Hỏi điều nhạy cảm (ngân sách)
Can I ask what budget you've set aside?
Would it be possible to …?
Xin phép làm gì đó
Would it be possible to visit a couple of stores?
Do you happen to know …?
Hỏi nhẹ, không gây áp lực
Do you happen to know which distributors make up most of your sales?
Just to clarify, …
Làm rõ trước khi trả lời
Just to clarify, is the scope the same in both bids?
E. Câu giờ để suy nghĩ (rất quan trọng khi nói tiếng Anh)
Mẫu câu
Ghi chú
Ví dụ
That's a good question. Let me think for a second.
Được phép im lặng 2–3 giây
Let me make sure I understand. You're asking …
Nhắc lại câu hỏi: vừa có thời gian nghĩ, vừa kiểm tra hiểu đúng
If I understand correctly, your main concern is …
Xác nhận intention của khách
Let me answer that in two parts.
Báo trước cấu trúc, mua thêm thời gian
F. Ngắt lời, chen vào, quay lại ý
Mẫu câu
Ghi chú
Ví dụ
Sorry to jump in, …
Chen lời lịch sự
Can I come back to your point about …?
Quay lại ý trước
Just to add to that, …
Bổ sung ý của người khác
Going back to your question, …
Đưa cuộc nói chuyện về đúng hướng
G. Thừa nhận không biết, hoặc nhận sai
Mẫu câu
Ghi chú
Ví dụ
I don't have that number with me. I'll get back to you by Friday.